Tipps zu Wahlkarten und der Briefwahl - ADHS Kompatibel

Note: This article covers topics in regard to organizing a works council in Austria. It mainly applie to Austrian law only and will mostly be read be people who speak German. It is thus available in the German language only

Einleitung & Disclaimer

Dieser Artikel soll eine Hlfe bei der Betriebsratswahl, vor allem in Bezug auf Wahlkarten sein. Da ich selbst ADHS habe, habe ich mir ein paar Strategien überlegt wie ich das beser koordinieren kann. Vielleicht hilft das ja auch anderen.

Ich möchte jedoch folgendes anmerken:

• Ich bin kein Rechtsexperty, alle Angaben sind daher ohne Gewähr
• Eine Betriebsratswahl ist keine einfache Sache. Setze dich daher am besten mit deiner für dich zuständigen Fachgewerkschaft in Verbindung. Die Leute dort sind sehr hilfsbereit. Weiter Informationen findest du auch unter https://www.betriebsraete.at/.
• Ich stelle die Informationen hier unter Public Domain: Tipps zu Wahlkarten und der Briefwahl by nomike Postmann is marked with CC0 1.0 . Du darft alles frei verwenden wie du willst, ohne jegiche Einschränkungen.
• Da in den meisten Unternehmen wohl Microsoft™ Office™ verwendet wird, sind meine Vorlagen auch in diesen Formaten verfasst.

Die Wahl-Utensilien

Stimmzettel

Laut BRWO (Betriebsrats Wahlordnung) 1974 § 21a muss der Stimmzettel folgende Kriterien aufweisen:

• Es muss einen einheitlichen Stimmzettel für alle geben: Das heißt der Stimmzettel für die Briefwählenden muss identisch zu dem Stimmzettel für Personen die im Wahllokal wählen sein.
• Der Stimmzettel muss ein einheitliches Schriftbild ohne Unterschiede in der Farbgebung aufweisen: Also am Besten schwarz auf weiß, überall die gleiche Schriftart
• Wenn viele Listen drauf sind dann entsprechend größeres Papier verwenden. Im Normalfall sollte aber ein A5 Zettel reichen
• Alle Listen müssen gleich viel Platz auf dem Stimmzettel haben, gleich formatiert sein und einen Kreis neben jedem Listeneintrag aufweisen.
• Die Reihenfolge der Listen wird vom Wahlvorstand beschlossen. Es empfiehlt sich, die Reihung nach dem Wahlergebnis der Letzten Wahl festzulegen. Wenn es sich um die erste Wahl im Betrieb handelt ist eine Reihung nach Alphabet sinnvoll.

Ich habe eine Mustervorlage für einen Stimmzettel in A5 vorbereitet.

Tip: Um wirklich sicher zu gehen, dass die Stimmzettel einheitlich sind, drucke am besten sowohl die für die persönliche Stimmabgabe als auch die für die Wahlkarten gemeinsam.

Achtung: Das Gesetz definiert Ausnamhen in denen für die Briefwahl ein uneinheitlicher Stimmzettel verwendet werden kann (BRWO § 35a.). . Dies sollte aber eher selten der Fall sein. Nähere Infos dazu hat deine Gewerkschaft.

Das Wahlkuvert

Du brauchst Wahlkuverts. Diese müssen die gleiche Größe und Farbe haben und dürfen keinerlei Aufschriften tragen, die auf die Person des Wählers schließen lassen (BRWO § 24. (3)).

Tipp: Blaue C6 Kuverts eignen sich ganz gut dafür.

Die Wahlkarte

Die Wahlkart wird hauptsächlich von Personen verwendet welche ihre Stimme nicht persönlich abgeben können oder wollen. Dies geschieht meist postalisch. Es gibt vom ÖGB einen Vordruck (Vormular B9) welches du verwenden kannst.

Ich habe jedoch ein anderes Formular designed welches ein paar Vorteile bietet:

• Das Formular liegt als Word-Dokument vor, kann also einfach editiert werden.
• Du kannst die Serienbrief-Funktion von Word verwenden um die Daten der wählenden Person automatisch aus dem Wähler*Innen Verzeichnis zu befüllen (mehr Infos dazu im Kapitel Serienbrief)
• Du kannst die Wahlkarte direkt einseitig auf ein C5 Kuvert drucken. Dieses kannst du dann in ein C4 Kuvert mit Fenster stecken, wodurch die Absende-Adresse auf der Wahlkarte gleichzeitig als Empfänger-Adresse des Versandkuverts dient. So ist es ausgeschlossen, dass du eine Wahlkarte irrtümlich an die falsche Person schickst.
• Die Wahlkarte entspricht den Erfordernissen der Österreichischen Post AG und somit den Normen der UPU (Union Postale Universelle) und kann somit international verwendet werden. Mehr infos dazu unter den weiterführenden Link.

Frankierung

Am Besten du vorfrankierst die Wahlkarten gleich vor dem Versand. Dies geht am einfachsten mit Briefmarken. Es gibt von der Post spezielle Angebote (der Typische "Postgebühr Bar bezahlt" Vermerk z.B.). Dieser Prozess ist aber komplexer und zahlt sich bei kleineren Stückzahlen meist nich aus. Im Zweifelsfall erkundige dich am Besten in deiner nächsten Postfiliale.

Achtung: Viele Unternehmen verwenden Frankiermaschinen. Diese Frankierungen sind aber meistens nur für 2 Tage gültig, eignen sich also nicht für die Wahlkarten.

Frenkierung bei Auslandswählenden

Verschickst du eine Wahlkarte an eine Person im Ausland, drafst du Österreichiche Briefmarken nicht verwenden da diese, trotz selber Währung, von ausländischen Postdiensten nicht anerkannt werden. Hierfür kannst du in deiner Postfiliale Coupons erwerben welche in nahezu jedem Postamt weltweit gegen eine Briefmarke für den internationalen Briefversand eingetauscht werden können. Lege diese in das Versandkuvert dazu.

*Tipp: Diese Coupons sind vermutlich den meisten Menschen nicht bekannt, informiere betroffene Personen also am Besten darüber wie das geht (direkt oder durch ein zusätzliches Infoblatt im Versandkuvert).

Die Wahlanleitung

Bei der Briefwahl muss die wählende Person den Stimmzettel ausfüllen und in das blaue Stimmkuvert geben. Dieses muss dann in die Wahlkarte gegeben werden, selbige verschlossen und dann in den nächsten Briefkasten geworfen (im Inland, für Ausland siehe oben).

Um dieses Verfahren so Einfach wie möglich zu machen, habe ich eine kleine Anleitung erstellt welche du ins Versandkuvert dazu geben kannst. Da die Wahlkarte zeitgleich auch als Empfänger-Adresse im Versandkuvert dient, ist es wichtig, dass diese nicht verrutschen kann. Das Infoblatt eignet sich sehr gut dafür, die Wahlkarte darauf festzukleben.

Das Versandkuvert

Zu guter Letzt brauchst du noch ein Kuvert mit dem du all die Sachen an die Wählenden verschickst. Seitenfaltenkuverts sind dafür eine gute Wahl.

Auf die Kuverts kannst du die Absendeadresse (Wahlvorstand, am Besten die Vorsitzperson) drauf drucken und eventuell noch ein Logo und Info's zum Wahldatum damit der Brief mehr heraus sticht.

Auch hierfür habe ich eine Vorlage gemacht.

Achtung: Es ist wichtig, dass du die Wahlkarten als eingeschriebene Briefe versendest. Dein Freundlicher Postbeamter kann dir Einschreiben-Aufkleber geben mit denen du das vorab schon ausfüllen kannst (siehe weiter unten).

Stückliste für Materialien

Hier noch mal als Übersicht eine Stückliste:

• Blaue einheitliche Kuverts ohne Fenster, Aufdruck und Beschritung, Größe DIN C6 → Wahlkuverts
• Weiße Kuverts ohne Fenster, Größe DIN C5 → Wahlkarten
• Weißes DIN A5 Kopierpapier → Stimmzettel
• Weißes DIN A4 Kopierpapier → Wahlanleitung
• Weiße Kuverts mit Fenster, bevorzugt Seitenfaltenkuverts → Versandkuvert
• Kleberoller Non-Permanent → Zum ankleben der Wahlkarte auf die Wahlanleitung
• Briefmarken, Standard Brief → Für die Wahlkarten
• Einschreibe-Aufkleber → Für die Versandkuverts

Drucken

Tipp: Drucke am Besten von allem außer den Wahlkarten am Besten etwas mehr Kopien, es gibt immer wieder Zettel die beim Einpacken zerknittern, du hast zu wenige, etc.

Drucke die Stimmzettel auf A5 Papier, 10% mehr Exemplare als Wahlberechtigte.

Als Nächstes drucke die Briefwahlanleitung, für alle Briefwählenden, +20% damit du auch genug hast für Menschen die den Breifwahlantrag erst stellen.

Die Versandkuverts sind auch easy, da sie einheitlich sind. Du kannst die Kuverts direkt in deinem Drucker bedrucken. Ich hatte mit dem Papierformat aber ziemliche Probleme (siehe weiter unten für eine einfache Lösung).

De Wahlkarten sind ein Serienbrief welcher das Wähler*innen Verzeichnis als Quelle benutzt. Mehr dazu weiter unten. Drucke sie direkt auf die C5 Kuverts.

Tipp: Trage am besten gleich im Wähler*Innen Verzeichnis in der Spalte "Wahlkarte versandt" ein, dass du die Wahlkarte gedruckt hast. Damit verhinderst du, dass du irrtümlich eine Wahlkarte doppelt ausstellst. Am Besten du schreibst "gedruckt" in die Zelle.

Kuverts mit Klebelasche drucken

Kuverts mit Klebelasche haben oft einen kleinen Papierstreifen drauf welcher verhindert, dass die Kuverts ungewollt zukleben. Es gibt aber auch welche, die mit offener Lasche geliefert werden und wo sowohl auf der Lasche als auch auf dem Kuvert ein Klebestreifen drauf sind welche miteinander verkleben.

Solltest du solche Kuverts haben, musst du die Lasche beim Drucken zuklappen. da sonst das Papierformat nicht den Erwartungen des Druckers entspricht und der Drucker dann vermutlich glaubt es gäbe einen Papierstau.

Um zu verhindern, dass dabei die Lasche verklebt, kannst du einfach ein A5-Blatt zwischen Lasche und Kuvert legen. Das ganze dann mit der Bedruckten Seite nach unten, Lasche voraus in den manuellen Einzug des Druckers legen, dann sollte das problemlos drucken gehen. Als zwischenblätter kannst du gleich direkt Stimmzettel nehmen, dann sind sie beim späteren Assemblieren schon da.

C4 Kuverts bedrucken

C4 Kuverts sind eine Herausforderung. Word scheint das Format nicht zu unterstützen, der Drucker bei uns in der Firma ebenfalls nicht und der Drucker-Treiber hat davon auch keie Ahnung. Man kann zwar im Word manuell das Papierformat definieren (C4 hat 324 x 229 mm), aber das hat bei mir auch nicht geklappt. Der Aufdruck war weit verschoben und wenn ich ihn in der Wordvorlage an die richtige Stelle verschoben hatte, war es außerhalb des Druckbereichs und wurde somit abgeschnitten.

Die Lösung war schlussendlich so einfach wie genial:

Drucke den Aufdruck auf ein normales Blatt A4 Kopierpapier und benutze einfach die Kopierfiunktion deines Bürodruckers um diesen auf die Kuverts zu drucken. Das klappt ohne Frust und du kannst die Position des Aufdrucks manuell verschieben so wie du ihn brauchst ohne dich mit den seltsamen Formatierungsoptionen im Word rum plagen zu müssen.

Benutze dafür wieder den Manuellen Einzug und stelle das Papierformat ein (notfalls Manuell (324 x 229 mm)).

Assemblierung

Du hast alle Materialien vorbereitet und bedruckt, jetzt gehts ans Basteln.

Dazu gibt es die Checkliste Wahlkarten wo alle Punkte übersichtlich aufgelistet sind. Schau dass du sie immer im Blickfeld hast (ausgedruckt oder auf dem Bildschirm). Es ist sehr wichtig, dass du keine Fehler machst.

Hier die einzelnen Schritte im Detail:

1. Nimm den Stapel Wahlanleitungen und lege ihn mit der Anleitung nach unten auf den Tisch vor dir. Auf der Rückseite befinden sich zwei horizontale Striche. Mach mit dem Kleberoller zwei Bahnen jeweils direkt auf die Striche.

2. Klebe den Stimmzettel im Hochformat mittig an die untere Kante der Wahlanleitung.

3. Beim blauen Wahlkuvert öffnest du die Lasche ein wenig und klemmst es damit auf die unter Kante des Infoblattes, so dass das Kuvert oben auf liegt.

4. Die Wahlkarte klebst du horizontal oben auf die Wahlanleitung, sodass die Oberkante an der oberen der beiden horizontalen Striche anliegt. Das Kuvert ist etwas breiter als die Wahlanleitung und genau so breit wie das Versandkuvert. Versuche deshalb es möglichst horizontal zentriert auf zu kleben.

5. Nun ist ein guter Zeitpunkt um die aufgedrucktem Daten (Name, Adresse) mit der Wähler*Innen Liste zu vergleichen. Da der Serienbrief aus der selben Liste generiert wurde. sollte die Reihenfolge ident sein. Was dieses Prozedere vereinfacht.

6. Klebe nun eine Briefmarke rechts oben auf das Kuvert.

7. Unterschreibe das Kuvert im dafür vorgesehenen Feld. Diese Unterschrift kann von jedem Mitglied des Wahlvorstandes gemacht werden.

8. Stecke nun den ganzen Stapel in das Versandkuvert.

9. Ein letzter Check: Bevor du das Kuvert verklebst, schau noch mal onben rein und kontrolliere:

10. Ist EIN Stimmzettel drinnen (es ist wichtig, dass du nicht zu viele Stimmzettel rein gibst)?
11. Ist EIN Wahlkuvert drinnen?
12. Ist eine Wahlkarte drinnen?
13. Ist die Absende-Adresse auf der Wahlkarte eine Inlandsadresse (relevant für die Frankierung)?
14. Klebt eine Briefmarke auf der Wahlkarte - INLAND?
15. Ist der Versandcoupon im Versandkuvert - AUSLAND?
16. Sieht man die Empfangs-Adresse (und nur die!) durch das Kuvert-Fenster?

Wenn all diese Fragen mit ja beantwortet sind, kannst du im Excel die Zelle von "dedruckt" auf "assembliert" ändern.

Achtung: Wenn in der Zelle was anderes steht als "gedruckt", dann ist irgendwo was schief gelaufen. Vergewissere dich sicherheitashalber ob wirklich alles past, ob die Wahlkarte eh noch nicht verschickt wurde, etc. befor du weiter machst.

Nach dem letzten Check kannst du das Versandkuvert zu kleben.

Jetzt muss noch der Einschreiben-Aufkleber drauf.

Einschreiben-Aufkleber

Diese Aufkleber bestehen aus zwei Teilen. Der obere kommt auf das Kuvert, der unter ist der Kontrollabschnitt welchen du gut aufhaben musst.

Löse dazu das Trägerpapier vom oberen Teil des Aufklebers ca. 1/2 cm breit ab und falte es um. Dadurch kannst du den Aufkleber als ganzes auf das Versanskuvert kleben und beide Teile bleiben zusammen.

Auf den Kotrollabschnitt trägst du nun mit einem Kugelschreiber den Namen der Empfangspferson und deren Postleitzahl und Bestimmungsort ein.

Beim Postamt wieder dieser Abschnitt dann abgestempelt und du nimmst ihn wieder mit.

Achtung: Der Kontroll-Abschnitt löst sich leicht vom Rest runter. Das ist besonders problematich wenn du viele Sendungen verschickst da beide Teile eine laufende Nummer haben, welche nicht durcheinander gebracht werden darf.

Versand

Nun musst du nur noch die fertigen Kuverts zur nächsten Postfiliale bringen und aufgeben. Nimm die Kontrollabschnitte mit und vergiss nicht den Kassazettel zu behalten, damit du von deinem Unternehmen das Geld zurück fordern kannst.

Lasse den Einschreiben-Aufkleber am Besten von der Person am Post-Schalter trennen, damit es dabei zu keinen Verwechslungen kommen kann.